Googleドライブを使う７つの理由


なんだかアレっぽい(？)タイトルで恐縮です…(^_^;)

インターネットのサービスを使ってファイル同期やファイル共有などができるオンラインストレージサービス（クラウドストレージ）は多数ありますが、私が使ってきたオンラインストレージサービスの中で（ SugarSync、Dropbox、Googleドライブ など）は「Googleドライブ」が一番便利に使っているのでご紹介します。

私が気に入っている７つの理由

Word／Excel／PowerPoint 的な用事はWebアプリで利用できる。

Googleドライブは様々なWebアプリを利用できるようになりました。
Microsoft Office（Word／Excel／PowerPoint）的なアプリをブラウザやモバイルアプリから利用できます。インターネットに接続する環境さえあれば、パソコンにアプリをインストールすることなくドキュメントを作成できる環境が手に入るんですね。
Word互換のドキュメント、Excel互換のスプレッドシート、PowerPoint互換のスライド

作成したファイルはさまざまな方法で共有（一般公開、URL限定、指定した人限定など）したり、公開（閲覧のみ、Webページとして公開、PDFとして公開など）することもできます。もちろん、初期設定では自分専用として非公開なのは言うまでもありません。(^_^;)

また、Google Chrome をお使いであれば、Webアプリ追加しておくとを「アプリランチャー」から呼び出して、ブラウザからすぐに利用できるようになります。

Google Chromeのアプリランチャーに登録されたWebアプリの例

多彩なファイル形式に対応したファイルビューアとして活用できる。

Googleドライブは様々なファイル形式に対応しています。
再現性は完全ではありませんが、内容の確認程度なら専用アプリを持っていなくてもプレビューで確認できるファイルビューアとしてのメリットはあると思います。

サポートされているファイル形式
  • 画像ファイル（.JPEG、.PNG、.GIF、.TIFF、.BMP）
  • 動画ファイル（WebM、.MPEG4、.3GPP、.MOV、.AVI、.MPEGPS、.WMV、.FLV）
  • テキスト ファイル（.TXT）
  • マークアップ/コード（.CSS、.HTML、.PHP、.C、.CPP、.H、.HPP、.JS）
  • Microsoft Word（.DOC、.DOCX）
  • Microsoft Excel（.XLS、.XLSX）
  • Microsoft PowerPoint（.PPT、.PPTX）
  • Adobe Portable Document Format（.PDF）
  • Apple Pages（.PAGES）
  • Adobe Illustrator（.AI）
  • Adobe Photoshop（.PSD）
  • Tagged Image File Format（.TIFF）
  • Autodesk AutoCad（.DXF）
  • Scalable Vector Graphics（.SVG）
  • PostScript（.EPS, .PS）
  • TrueType（.TTF）
  • XML Paper Specification（.XPS）
  • アーカイブ ファイルの種類（.ZIP and .RAR）

ストレージファイルの更新管理（改定履歴を管理）ができる。

GoogleドライブはWeb上でファイルの更新履歴を管理できます。※PC側のローカル環境（同期フォルダ）では不可
更新管理を利用するには、改訂履歴を管理したいファイル単位での操作になります。「その他」メニューから「改訂履歴を管理...」を呼び出し、「改訂履歴を管理」メニューよりファイルをアップロードします。
こうすることで、ファイル共有をかけても、都度新しいURLを告知すること無く最新版を公開したり、過去の版を呼び出したりすることが可能になるので大変便利ですね。

「その他」→「改訂履歴を管理…」を選択

「新しい版をアップロード」から履歴付きでファイルを更新
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Gmail内でGoogleドライブと連携されてますます便利。

GmailのバージョンアップによりGoogleドライブはとても相性が良くなってきました。
Gmailからファイルを添付する操作を行う際に「Googleドライブ」アイコンを使うと、Gmailから直接Googleドライブにあるファイルを選択して添付することや、PCのファイルからGoogleドライブへアップロードしながら添付することができるようになってます。※残念ながらGmailのモバイル専用アプリではまだGoogleドライブ連携は未対応
※Googleドライブを使用してファイルを挿入：
　実際にファイルが添付されるのではなくURL通知によるファイル共有の形となります

Google Chromeを使った「Gmail」の添付操作画面

最大10GBまでの大容量のファイルもメールで送る事ができる。

添付ファイルでメール送信するのは簡単ですが、実は相手の環境の事を配慮して利用すべきことなんですね。
  • 相手の受信環境によっては、大きな添付ファイルは受け取れない事があります
  • 大きな添付ファイルは受信に時間がかかり、受信が終わらないと次の操作ができないなど、
    相手に待ち時間と言う負担を強います    （せいぜい数MB程度にしておく事をお薦めします）
  • 同報メールを使って添付ファイルを送信する場合、同じファイルを人数分コピーして送信しているのと同じことであり、受信者のHDD容量を無駄に浪費させる行為＝資源の無駄遣い！？　だと思います
    ファイル共有の方法なら、瞬時にメールも送れるし、相手が必要だと思えばダウンロードし、見るだけで済むならオンライン上で参照すればよいだけ。まして似たようなファイルを何度も添付で送られた日には･･･
Googleドライブのファイル共有を利用すると、宅ふぁいる便やデータ便のサービスと同じように普段利用しているオンラインストレージ上のファイル専用のURLを通知するだけで済みます。Googleドライブで扱える1ファイルの最大上限が10GBとなっているので、メールを使ってGoogleドライブの共有URLを通知する方法であれば、大容量のファイルであってもメールで送ることが可能になります。

残念ながら、Googleドライブには宅ふぁいる便やデータ便のサービスにあるような数日で自動的にアクセスできなくなるような仕掛けはありませんが、共有方法（アクセス制限）も多彩に有り、閲覧許可だけにしてダウンロード制限をかけたりすることも可能です。また、共有ファイルの設定を解除すれば相手はファイルを見ることもできなくなります。

ファイル同期の階層を自由に設定できるのでHDDを無駄に浪費させないで済む。

オンラインストレージへのファイル同期は大変便利な機能ですが、注意して使いたい点があります。
何でもかんでも同期してしまうと、HDD容量の少ないノートPCなどで同期を行うと瞬く間にHDD容量を浪費してしまいます。同じファイルを複数の端末で持ち合うと言うのも変な話ですね。同期しておく必要があるフォルダ（ファイル）だけ選択しておく事が賢明な利用方法かと思います。

［Googleドライブの設定］指定したフォルダのみ同期を行う設定部分（OSXの場合）
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Googleサービスだから検索が爆速。

検索エンジンとして群を抜くGoogle。そのGoogleが公開しているサービスだけあって、Googleドライブ内の検索は爆速。自分のMac（Spotlight検索）内を検索よりも早いです。検索性能については、Googleドライブだけでなく、Gmailを始めとしたGoogleが提供するWebアプリ全般に言えることです。

検索オプション画面
（注：有料サービスである、Google Apps for Business 専用の表示項目があります）

無料で利用できるGoogleドライブはじめGmailなどのGoogleサービスは、個人ユーザには大変嬉しいところですが、ビジネスシーンでは少し心許ない所もあります。そんな時は、無料版では実現できないビジネスシーンならではのサービスやBCP対策として安心感がある、有料版の「Google Apps for Business」（年間6000円〜）をお薦めします。

参考）


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